远程工作管理技巧(远程管理需要培训)

·职场红利研究所

远程办公,令打工人兴奋,管理者焦虑,也让另一部分管理者如获至宝。

今年2月,携程宣布面向大部分员工推出“3+2”混合办公制,成为中国首家允许员工每周三和周五选择1-2天远程办公的大型公司。

据职场Bonus独家获悉,在携程内部,不少中层管理者并不认同“3+2”混合办公政策。有的部门和团队会明确表示不建议或不可以回家远程,有的要求居家要有更多产出,或者早晚频繁开会、打卡、写日报,目的是让大家放弃申请。

中国极狐(Gitlab)的远程办公故事则是另一个版本。

极狐自2021年3月成立之初便采取全员远程办公模式,人员规模在一年半时间内翻了十几倍。有员工入职后,发现同事们在“没有领导看着”的情况下也“打了鸡血一样”全情投入工作,很是惊叹。

疫情以来,远程办公在全球越来越多的企业“被迫”启航,倍受职场人欢迎,许多人宁愿降薪甚至离职也不愿再回到办公室。

但管理者们还没有做好准备。下属有没有投入工作,成了很多管理者心头的焦虑。企业管理咨询顾问史文君向职场Bonus表示,许多企业都把常规管理培训改成了远程管理培训。

远程办公中的企业运转究竟是更高效了还是更迟钝了?在人性化制度和管理焦虑之间是否存在平衡的“砝码”?我们和远程办公团队管理者聊了聊。

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远程管理的“不爽”被抵消了

每个工作日早晨10点开始视频晨会、视频面试、视频会议推进产品规划、技术评审及验收等工作……远程工作平台Brix Labs的CTO Gary的一天主要由各种会议组成,是一般被认为“最不适合”远程办公的类型。

线下沟通时,Gary习惯在白板上写写画画,而目前已有的线上白板软件与他真实的自由涂画体验都还有差距;线下会议中,他会根据会场的气氛和大家的情绪把控会议节奏,而线上伴随在“大家还有什么问题?”之后的,常常是一阵难以捉摸的沉默。

但他依然认为,远程办公的优势能够完全抵消这些“小小的不爽”。

去年,一家美国宠物医疗公司因为做了两年的产品无法交付,在绝望之际,抱着“死马当作活马医”的心情找到了Brix。他们随即为企业匹配了一位本身便非常热爱宠物行业的成都工程师作技术负责人,并组建起11人的远程技术团队。五个月后,这个小团队就顺利交付了原来34位工程师两年都没能交付的产品——在没有加班的情况下。

之后,这家原本并不看好远程办公的美国公司裁撤了原来的工程师团队,将70%的技术岗位放给了远程办公。

“你可以看到当团队成员之间有化学反应,对一件事情达成共识的时候,爆发出来的能量有多大!”Brix创始人Alex不无兴奋地向职场Bonus表示,CTO Gary也是因此而加入他们的。

Gary原本是百度的工程师,如果不是理念契合,不会选择当时加起来只有五个人的创业团队。目前,Brix已经聚集了多位离开一线的工程师,他们普遍有着大厂背景,能力优秀,技术精湛。

除了吸引人才和节约通勤时间,Gray认为,远程办公最大的优点,是颠覆并刷新了企业的管理理念。

在996文化的盛行之下,许多企业衍生出了“表演式加班”,一边宣称结果导向,一边实行过程管理。但在远程办公看不到员工的情况下,管理者只能看结果。

最初因为疫情被迫远程办公的时候,Gary也曾因为看不到下属在做什么而焦虑,后来发现“完全没有必要”。通过项目管理软件和日常的会议沟通,他能够清晰地了解并推进项目进度。团队成员也能够按预期交付成果。

现在,Brix常常接到来自合作伙伴的疑问:“为什么你们的小伙伴可以做到高效沟通,并且主动去思考工作上的问题?”Alex和Gary认为核心就在于,团队小伙伴对于远程工作方式,和倡导远程工作方式,有很强的认同感和使命感,因此工作起来非常有自驱力。

管理内核有待改进和适配

日本经济产业研究所(Research Institute of Economy, Trade and Industry)提出,远程办公可能是新冠最大的后遗症。抛开“后遗症”一词中的负面评价不谈,疫情给办公模式带来的变革的确是深刻的。

2021年6月,美国企业开始大范围地将远程员工召回办公室,7月与8月便迎来了历史上最大规模的离职潮。许多美国公司不得不开放30%-40%的岗位远程办公,由此,他们将目光看向了真正的“远程”——海外,开始在全球范围内雇佣。在国内,携程、领英中国也官宣了混合办公新策。

但自由工作社区电鸭的创建者大灰认为:绝大多数企业在疫情之下被迫实行的只是“隔离办公”。虽然物理空间上远程了,但无论组织形式、管理制度、部门协作,还是业务流转,都还是坐班时的老一套。真正远程办公所倡导的精简会议、异步沟通、注重文档、强调自驱、专注结果等管理内核要素,都没有相应的改进和适配。

“隔离办公”的结果,也才成了大家困惑、吐槽的“微信办公=随叫随到”“在家办公=时刻办公”“感觉在家办公比办公室坐班还累”……

实际上,远程办公应该是工作范式的全方位变革,需要管理者转变观念,提升管理能力。

对HR来说,过去增强团队凝聚力的线下交互都变成了线上,且没有先例可循。“看起来很漫不经心的一个线上活动,其实都经过了我们的精心设计,才把全国的小伙伴都拉到一起。”极狐HRVP Carla告诉职场Bonus,“这是极大的挑战。”

新员工的远程入职就是第一个关卡。这些新的小伙伴只和企业有过2-3次的线上面试交互,入职以后也只能通过网络和团队交流,融入变成了考验。一些海外企业针对远程入职进行了专门的流程设计,如通过虚拟现实技术模拟工作环境,还原入职体验。极狐HR团队设计了“五法十六式”的标准化模型,分步骤让新伙伴融入。

对远程业务主管而言,管理胜任成了和业务能力一样重要的事情。比如在日常管理中,能够有规划地安排团队沟通和会议的内容与形式,而不是突然想到一件事,就让所有人放下手上的工作开会。对此,极狐的经验是:目的导向召开会议,提前梳理好议程,半小时内结束,形成行动清单并严格执行。

比起同步沟通,远程办公更适合异步沟通。“但这不代表工作效率的降低,”大灰向职场Bonus表示,“异步沟通能够让大家有更多时间专注于手头的工作。”这要求管理者在和下属沟通时,不苛求及时回复,也不会因为不及时回复,就认为下属没有投入工作。

由此,绩效考核方式也需要由传统的时间思维转变为产出思维。

另一个摆在企业面前的问题,是信息安全。极狐等远程办公团队将信息放在平台上向内部员工开放共享,如果IT基础设施有漏洞,或安全管理不到位,都可能带来信息安全风险。因此,坚固的信息安全系统也是企业远程办公的重要基础设施。

远程工作机会,会更多吗?

随着远程办公的普及,出现了越来越多为远程办公提供支持的平台和工具。

字节和腾讯分别在去年6月、今年6月,公布了各自的远程信息安全解决方案最新进展。

字节的Seal飞连能够通过评估员工设备安全状态、调整网络访问权限、出现风险时自动中断访问,防止内网数据外泄。

腾讯iOA零信任解决方案突破100万终端部署,特别适用于远程办公、混合办公,或者多人协同的场景,近两年发展迅猛。

Brix则形成了SaaS化的远程工程师人才库,保存了前期通过测试自动抓取的工程师核心能力数据,能够为企业匹配最符合需求的远程工程师。与此同时,系统还会收集并分析工程师的工作数据,让雇主能够了解工程师的状态。

“我们并不是在帮助雇主监控工程师,因为监控是一个破坏信任的过程,我们希望的是,建立一个形成和修复信任的公共渠道。”Brix创始人Alex向职场Bonus表示,“对知识工作者而言,一天8个小时完全集中精力高密度产出是很难的。我们会通过合理的标准来评估工程师是处于深度工作状态、平均状态还是不佳状态,把分析结果给雇主参考。”

Brix希望数据驱动的系统能够给雇主信心,去成规模地雇佣远程工作者。

此外,任务协同、笔试面试、电子合同、虚拟办公室等细分场景下的工具纷纷涌现,也让灵活办公,尤其是远程协作有了基础设施上的便利。

无论是否青睐远程办公模式,大部分的企业管理者都认同这是不可逆转的趋势。

领英2022年4月针对美国科技行业200多名企业招聘人员的调研显示,86%的受访人员已开始招聘远程办公的职位,同时有46%的受访人员所在公司已开设了跨国远程办公的职位。

“八小时工作制是第一次世界大战后的产物,距今200多年了,如今人类已经经历了第三次工作革命、迈入互联网时代半个多世纪,生产力早就不可同日而语了,为什么我们的组织形式和工作时间还跟当初一样,甚至更长呢?”大灰分析到,“我们的工作制度和组织形式是时候该变化了。”

相较而言,海外企业和团队对远程的接受度高于国内企业。国内大多是小企业的好奇尝试,大中型企业鲜有动作。

几周前,职场Bonus与大灰讨论跨国远程工作时,他不无失望地向我们表示:“国内没有工作机会,才逼得大家出海去找。但具备出海能力的工作者始终是少数,推动更多的国内企业采取远程工作,或灵活办公,才更有意义。”

那么国内什么时候能够有更多远程工作的机会?

——或许是更多的国内企业管理者不再为管理感到焦虑的时候。

正如企业管理咨询顾问史文君向职场Bonus强调的:“管理的本质是激发他人,而非管控他人。”

Bonus: 企业远程办公指南

史文君:

如果您是管理者或团队领导,可能会担心远程工作影响下属的工作效率和绩效,以下介绍远程工作流管理(个人或团队)的四个检查问题:

问题一:WHEN——这个工作的提交期限是什么?(我什么时候要)

这样做的目的是为了让下属或团队了解交付时间节点,从而灵活地安排时间完成。

问题二:WHAT——我希望在交付时间节点看到什么?(我具体要什么)

这里不仅要说明“What to be done”,还要说明“How good”,即执行颗粒度。如有可能,希望您能向下属说明为什么做这个、提交的东西将被用在哪里,以及什么场合。

问题三:WHO——在完成这个任务过程中的角色

如果是团队任务,要说明RACI(责任分配矩阵);若是个人任务,要说明涉及的利益相关人。

问题四:HOW——任务目标如何被达成(方法和计划)

问题四是可选项,您可以根据下属的能力判断,让他自己寻找“How”,还是提前告知下属“How”。若您选择让下属自己寻找“How”,请牢记过程中要检查下属的执行进度,确保他的方法可靠;若您选择提前告知下属“How”,请选择委婉的方式,如“我将我之前的做法分享给你,你可以参考一下”之类的。

远程管理容易产生两种状况:过于“散养”或过于事无巨细的“微观管理”,两者既会影响效能又会影响下属的积极性,所以我建议您尝试用以上四个问题达成绩效和管理关系之间的平衡。

极狐(Gitlab):

企业需要做好几个方面的准备:

首要的是沟通工具,包括相关的协同工具,从整个公司的运转上来说,无论是人事、行政、研发、市场,还是销售、服务支持等部门,都需要有强壮的系统去支撑它,没有强大的沟通体系,企业体系和研发体系不可能建立,所以基础设施的搭建是第一位。

第二点是员工的素质培养和文化的熏陶,企业需要在文化建设方面做出努力,必须在领导层价值观的基础上,灌输透明度和信任感,并且需要给到团队足够的空间去思考呈现怎样的文化和价值观,营造对远程办公的认同感,并不断提升员工对远程办公的适应性。

最后一点,企业在管理上需要进行转变,绩效考核制度也需要重建,组织甚至可以通过对远程员工工作情况的数据收集和挖掘,利用大数据管理手段,全面评价员工的工作状态,从而有针对性地考核员工的工作绩效。并且,每个远程办公企业的领导都应该是一个好的项目经理,有能力做好任务的拆分,并保证员工的工作成果可以被量化、追踪。

Brix:

远程办公带给雇员宽松的办公环境,同时也要求雇主相信雇员的自我管理能力,这对企业来说是个不小的挑战,我的建议是:

首先,改变传统工作模式下雇主监督雇员工作的固有认知,相信员工的自我管理能力,驱动员工自行分配工作时间和工作任务。从“被管理”到“自我管理”的转变,让员工感受到是为自己工作而不是为了企业工作。如果领导者或者管理者过于专注担心员工的工作表现,便难以集中精力关注企业的发展策略。

其次,从物理空间的协作工作转变为虚拟空间的协作。管理者需具备同理心,真诚关怀员工心理健康,同时与员工共同制定工作目标、团队目标,使员工充分实现个人价值,增强对企业的归属感,从而共同创造企业价值。

最后,充分应用多样化的协同办公工具。

电鸭社区大灰:

完全地远程办公对企业的管理能力和组织文化都有很高的要求,所以并不适用于所有企业的所有阶段。但灵活办公一定是大势所趋,是各类企业的各个阶段都可以去尝试施行的工作方式,对企业和组织的经营成本、组织效能、员工忠诚乃至品牌形象都有很大提升。究其原因,是因为灵活办公所倡导的“工作时间弹性化、雇佣方式多样化、协作方式远程化”对于企业和员工而言,都会解放和激活生产力。

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上上吉
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